关于电源产品投标时标书文件的撰写方法

2006-05-07 15:49:48来源: 电源技术应用

1 引言

当今社会,在企业产品的买卖过程中,由以前的“计划经济”,过渡到现在的“市场经济”(预计今后还将过渡到比较理想的某种经济),供需关系也将不断完善。

在市场经济初期发展的情况下,物资供大于求的局面是发展的必然趋势。因此,国家和各级主管部门,为了规范市场,将有限的订货资源,买到货真价实的产品,必然要对供方单位进行比对,进行优胜劣汰,因而就产生了招标、投标、中标与落标等方方面面的问题。

投标的目的是为了中标,因此投标文件撰写得好坏,可以说关系到中标与否的很重要的一个方面。当然,中标与否受多种因素的影响,其中也不能排除那种社会上存在的一些问题。但从全局来说,一个真正有实力的单位,是写好投标文件的先决条件。但反过来说,虽然企业有很好的基础,若写不好标书,也无法将自己推荐出去,抓不住机遇。这在当前实际运作过程中,是常见的事。

关于投标文件,在编写过程中应考虑和注意的各方面问题在这里进行一些介绍。

2 投标前的准备

2.1 了解信息,掌握真实情况

当今信息社会,招标信息多种多样。如此多的信息来源,要找出对本单位有实用价值的信息,要把具体单位、主管部门、中间环节和人员,还要把技术负责人是谁、哪个部门负责招标、决策者是谁……这些信息应尽量详细地提供给公司负责市场销售的决策主管,组织进行研究、分析与决策。通过去粗取精、去伪存真,及时捕捉对本单位真正有实用价值的招标项目,并采取相应的一系列措施。这当中,招标的标书往往滞后于招标前的构思和设想。如你在某招标单位或其上级主管部门(譬如全国电网改造就是由国务院下达,国家电力公司决策,各区省电力部门规划实施)刚刚开始有此意向、设想的时刻,就能捕捉此信息,掌握其动态,这就抢先了一步。如果标书已出来,各单位在购置标书时,才得到这一信息,为时已晚,没有前期的思想准备和进一步的全局考虑。不少单位虽然条件很好,但是由于时间仓促,考虑问题欠周到,最终落标,这是信息情报捕捉不灵而造成的。

2.2 知己知彼,才能取胜

当你知道一个确切的招标项目,就要分析本单位的现实情况,有无可能接标,或者说通过短期努力,是否能够满足招标单位提出的各项主要性能指标和供货要求。同时也要分析对比与你同行业公司、企业单位,他们参与投标竞争的可能性。这些单位与你公司相比,有哪些长处、短处,他们的技术力量与水平、加工手段、质量控制、生产周期、服务水平、感情投资及以往产品在该投标单位使用的质量情况等,并要与自己进行公正而恰如其分的对比。对于比对下来的短处,如何采取切实可行的整改措施予以弥补。总之,只有公正客观、实事求是地比较,才能面对现实,发现自己的弱点,争取迅速纠正弱点并赶上或超过别人,使之能与竞争对手打擂台,比高低。

2.3 选择有能力的人员

在当今中国的市场经济运作过程中,人是决定的因素,项目中标与否是与人密切相关的。特别是与从未发生过合同往来关系的单位,人家对你不了解、很生疏,更无感情基础。在此情况下,应选派有一定攻关能力、有知识、有水平、懂业务、有教养,应变能力强、语言表达能力水平高的人员,与招标主管部门和相关人员进行联系与接触,真诚而扼要的介绍你的公司,使他对你及你的公司产生好感。同时当你了解到他们在哪方面有困难时,要全力给予帮助、支持和解决。即答应的事,必须要解决,不能食言。例如他们急需一种配件无法找到而影响生产,虽然你的单位并不生产,但你要想办法帮助他们解决,如果解决了人家的燃眉之急,其效果可想而知。当然可能遇到的问题是多方面的。这就需要你的真诚及应变能力。

这里所述感情投资,决不是那种请客送礼,而是通过你的接触、了解与交流或其他方式达到对你及你的公司有一个全面了解。因此讲话艺术特别重要,人与人之间,往往会在比较轻松而欢快的气氛中,解决看起来好象非常难解决的问题。

当然,如果公司允许,也可以送一盘介绍公司的形象、生活设施等体现公司总体实力水平的录像带给对方,这是全面推荐公司形象的很好的方法。

如果供需双方之间充分融洽,相互了解,那么在各种软硬件设施相同的条件下,你中标的机会将最大。

与客户发生联系的市场人员的形象,就代表着你公司的形象。因为只有好的公司,才能培养出高素质的市场营销人员。

3 招标文件的消化与决策

3.1 认真阅读招标文件

既然确定投标,就必须购买标书,以便了解掌握招标项目的具体内容和要求,只有全面熟悉招标文件才能对其中细节进行构思、设计并作好应标的各项准备工作。

标书的内容,随着主管部门、项目性质与难易程度、项目大小与费用等因素的不同,其差异特别大。但它离不开诸如“项目名称及数量、技术要求与性能参数指标、提交产品的时间,以及国家规定的各项法律法规”等方面的内容。故必须根据标书的内容进行归纳与分析,并责成各相关部门进行研究与准备。如属于技术参数性能指标方面的内容,应找相关技术部门进行研究,并拿出措施方案及结论性的意见;属于生产系统方面的问题,应找生产计划部门研究,能否按期保质保量完成任务;属于成本报价方面的内容,应由财务和成本核算方面的人员,拿出报价的计算数据等。总之一句话,必须对各项指标与要求,逐条进行推敲与研究,拿出可靠的数据和切实可行的配套措施,只有在这样的前提下,投标的数据才正确可靠,并以此为依据在一定范围内进行适当微调。

这儿要特别提醒的,往往被忽略的细节问题,稍不注意,也会影响大局。如明明要求在产品出厂前要到供方去验收后提货,但在投标书上却给忽略;又如标书明确规定,承诺在三年内出现质量问题或事故,负责包修包换,你却给忽略或避而不谈。这些微小的细节,都能影响中标的可能性。在消化吸收招标文件的过程中,只有做到一丝不苟,才能保证万无一失。

3.2 对关键问题的解决

招标文件中提出的各项条件与要求,对任何投标单位来说都是公平的。可是各个投标单位,由于技术能力与水平、加工手段、生产条件、地理位置、进度要求、交货日期、实际成本所确定的报价等方面是不可能相同的。因此,对于同一个招标项目来说,各投标单位需要解决的关键问题的侧重点是不相同的。如何看准并抓住其中主要矛盾,并迅速拿出决策是非常重要的环节。这儿举两个例子。

(1)贵州某电力部门为其下属五个配电所进行技术改造,决定各配置一台220V/50A馈线屏与配电所原有的设备配套(原已有220V/40A直流屏一台,220V交流屏一台,220V/100AH蓄电池屏一台),决定进行招标。从招标书上可以看出,其技术参数无特殊要求,一般都能达到。其外形结构为2360×800×600(mm)及颜色与原来的设备相同;订货周期为2个月,其他要求也很普通,从招标的五台设备来看,达到这些要求不成问题。分析的结果是价格之争,其主要矛盾就是在保证质量可靠的前提下,如何降低生产成本。故需从电路设计上(包括斩波器、降压硅链和DC/DC变换器等)进行严格的成本核算,降低报价,才能具有投标竞争力。

(2)四川某公司为巴基斯坦设计建造一个通信网络,共有18个基站。需要48V/400A高频开关电源18台,技术参数与一般通信行业标准相同。但要求可靠性指标MTBF(设备平均无故障工作时间)达到5万小时以上,一个月完成。从上述可见,这种电源可采用48V/50A标准单元模块,配备8只即可满足要求(考虑可靠性,实行N+1方式,即备份1只,采用9只电源模块进行配置)。从这个招标文件中可以看出,一般有实力的通信电源厂家都能满足要求。关键的问题是供货时间和可靠性。因此,作为投标方首先要从生产条件和原材料等方面满足供货要求。而对于MTBF达到5万小时,需从设计、工艺、加工手段、方法、检测及各种元器件、电器配件的可靠性指标来进行计算分配,以满足这一要求。如果可靠性指标能够达到,供货时间保证(对于价格高低可能不是主要问题),则中标的可能性就很大。

实际例子很多,这儿就不再列举。总之,任何招标项目,都要仔细分析,看准其关键问题,并对症下药,积极迎战,好的结果总有希望。

3.3 根据标书的要求迅速拿出最佳方案

任何招标文件下来以后,其项目内容很多,但其具体规格要求、技术规范是不可缺少的,而这些是该项目的关键内容。所以当接到标书以后,其技术参数方面的问题要立即转送到单位的技术设计部门。经认真消化其技术要求和性能指标,选择最佳方案来满足客户的要求。技术设计是先行官,技术上达不到,其他再好也没有用。因此要根据标书的技术要求一一进行构思,最终设计出符合要求的电路原理图及规范的系统方框图,随即由结构设计人员根据电路的组成情况,设计面板布置图、端子接线图及其它根据标书所要求的图纸资料。

值得一提的是,外观造型设计极为重要,若有可能,应构思画出外形立体图,使需方有一种直观感觉。在这一点上,我们国家很多企业的生产厂家往往忽略这一项,要知道需方单位很希望将来所得到的产品预先有一个感性认识,到底是什么形状,是否满意。这些文件的提供,也体现出投标单位的技术实力和工作能力。

3.4 其他问题的对策

招标工作涉及的面很广,这里着重提出两点:一点是招标单位提出的一些特殊问题,如验收、试验、包装方面的额外要求,设备的现场安装及调试等;另外一点是招标文件中除招标规定的技术规范外,其它方面的条款,而本单位落实尚有一定困难的有关内容。如果上述两点都能解决,应该说该项目的中标大有希望。

4 投标文件的撰写

4.1 撰写原则

(1)投标方所提供的投标文件和资料,将作为招标单位评标的主要参数依据,故必须认真对待,实事求是地撰写。

(2)按招标文件的内容和要求,必须仔细阅读、全面领会、掌握重点、分别叙述。

投标的目的是为了中标、拿到订货合同,故投标内容必须按招标规定要求,全面予与满足,并保证所提供全部资料的真实性。但不是逐条予以解答,防止以流水帐形式进行叙述,而应紧紧围绕标书的内容,经过归纳综合后进行撰写,做到主次分明。这儿所叙述的主要内容,不外乎以下几点:

①突出自己的优势与特点,最大限度而又实事求是地推荐本公司的实力。

②为满足技术指标和性能参数,进行设计考虑的要点及措施方法,以及以往曾生产过的同类产品的依据。

③保证产品质量达到预定目标的具体方法和有关承诺。

④招标与投标不外乎是产品性能指标、质量情况、生产周期、售后服务及合理报价等方面的内容,这其中的报价最具竞争力,并要保密。

(3)对原标书内容有异议,技术要求确实不合理或需进一步要求交底的有关技术问题,应及时以书面形式提出澄清要求,使之纠正不合理的内容。特别要防止一知半解、似是而非的投标。在实际运作过程中,如果招标文件中有些内容不确切或不完备,你若能提出正确的建议,正说明你公司的技术能力及水平。

(4)一旦中标,投标文件将作为双方签定相关合同的依据。任何一方均不得以任何理由对其中的内容提出附加或作原则性更改(当然不排除为完善合同、提高和改善产品性能,所作的技术参数微调工作)。

(5)文字要简洁、扼要,该说的要说到,说到的必须要做到。

(6)报价中要有弹性和余地,根据配制增减,价格可上浮或下降10%左右,此点特别重要。如何在投标文件中,灵活运用这些意图,这就是技巧。同时此报价必须单独密封、分装,并尽量减少知道报价底细的人员,防止人为泄密,稍不注意将造成不可挽回的影响。

4.2 撰写方法

投标文件的撰写,实际上就是紧紧围绕招标文件提出的内容和要求,分别进行答标。并通过答标如何将自己最大限度的推荐给客户。由于各种产品性质、要求及招标范围不相同,因此投标文件不可能完全一致。

投标文件是由各部分相关文件组成的,因此各章节就组成了一个鲜明而连贯的目录。此目录的编排次序,应按招标文件中所要求的关键问题与次要问题,逐步编排有序,切记防止前后颠倒、主次不分。要使招标单位阅读后感觉重点突出,印象深刻。下面就按一般投标文件的目录次序进行介绍。

(1)投标函

此部分也叫答标书,是主要给招标单位的首阅文件,说明本单位决定参加贵单位招标项目的投标意见和所委托的全权代表。可以简单说明本单位对招标文件的理解和所作的准备工作。使招标方知道投标方是经过深思熟虑后,真心实意对待此项工作的。如果与招标方从未发生过供货关系,也可简单地概述自己的实际情况,包括自己的态度、希望与保证;特别要防止吹嘘、高傲自大的口气。最后说明提供那些答标文件,即投标文件所组成的内容,并请审查,提出宝贵意见等。下面提供一简单格式(见投标函示例)。

(2)报价表

这一部分可以说是投标文件中最主要的一个文件,因为相同功能的产品,在质量都能满足的条件下,价格是主要的竞争因素(并不是说价格报得最低就能中标),所以报价尤其要慎重。同时在报价过程中,若能将招标的设备,所需的各项主要费用及成本罗列出来,就更具有说服力。同时要包括其他各项费用和相应的利润比例。只有比较准确的核算出所招标产品的实际费用,才能正确掌握所需报价的准确性。在这里要特别注意以下几个问题:

①各种费用经核算后要考虑同行单位的可能情况,最后所确定的报价数目,必须保密。

②所有投标都以人民币报价。投标方如需用外汇购入的某些投标货物,均要折合成人民币计入总报价中,有些招标文件中有规定的报价表,则可按此表逐项填写,切记防止前后报价矛盾情况的出现。

③投标方应对招标的项目进行分项报价,列清投

标产品的规格、品种、数量、生产厂家,以及产品单价、总价及其他事项,并由法人代表或授权代表签署。

④对于非标准、特殊产品的投标,应详细填写报价明细表。

⑤如果投标方提出的合理建议(如对投标产品的规格、性能、材料、配套件提出更为合理的替代方案等),而引起价格变动时,应加以详细说明。除此以外,一般招标方是不会接受任何选择报价的,对每一种产品只考虑有一个报价。

⑥报价费用中,还应包括一切税务费、包装运输费等,以及应承担指导设备的安装,调试费用。同时所报的价格,在相关合同交货期内,属不变价。表1列出投标设备数量,价格表(报价表),供参考。

表1投标设备数量表、价格表

投标编号:_____

投标项目名称:_____(价格单位:人民币万元)

序号 投标产品名称 简要规格 单位 数量 投标产品制造厂名 投标价

投标价的组成

交公日期 交货地点 备注
产品总价 产品单价 特殊工具费 备品、备件费 安装运输费 包装运输费 技术服务及培训费
  1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
 
                                 
全部投标产品总金额:

说明:a.项7=项8×项4

b.项6=项7+项9+项10

+项11+项12+项13

c.除填写上表外,投标方还应该提供下列附件:

①设备(货物)主要部件(含附件)分项价目表

②特殊工具清单及价目表

③所需进口关键元器件、原材料清单及价目表

④备品、备件清单及价目表

(3)资格审查文件

按招标单位规定的投标资格,才有可能进入投标单位的行列。对不同招标单位,其“资格”也不尽相同。不管哪个招标项目,其最主要的资格,应该说是投标单位必须能正常生产与其招标项目相同型号规格的产品,同时具有成功的运行经验。有些招标单位规定,只有被招标单位邀请的单位,才有投标资格。这从正面来说,招标单位对被邀请单位的供货能力已有所了解和认可,并从认可中的单位予以选择,以缩小竞争面。但从另一方面来说,这种竞争带有片面性,竞争面前人人平等,比质、比价、比性能参数、比服务等。这才是真正的招标与竞争。

一般来说,资格审查文件包括下述内容:

①经过工商部门批准的有效营业执照的复印件,此执照所规定的经营范围与投标的产品必须相吻合;

②投标方情况表,包括近几年(如三年)经济运行情况简介;

③投标产品鉴定证书复印件;

④生产许可证复印件(即生产资格证书),以及相关产品的鉴定资料,入网许可证;

⑤投标产品获国优、部优、国际得奖等证书复印件;

⑥经国家质量体系即ISO9000认证的合格证明文件、质量保证体系和计量合格证;

⑦上级主管部门推荐的与该产品有关的证明文件;

⑧产品主管部门推荐的与该产品有关的证明文件;

⑨高新技术企业认定证书复印件;

{10}得到国家专利局授予的专利产品证书及编号。

总之,凡能代表公司生产实力、能力、进入市场的各类证明文件,能提供的全部提供,也就是最大限度地将自己推荐出去。

还有些文件有时也要提供:

①投标单位资格简表,见表2;

②工厂简介及资产负债表、损益表;

③主要产品名称,投标产品年(月)生产能力、分项产值、销售业绩、经营状况;

表2 投标单位资格简表企业名称企业性质

企业名称   企业性质
地址
法人代表   邮编  
电话   传真  
总产值   电报  
流动资金   固定资产  
长期债务   流动债务  
高级技术人员   研究开发人员  
大学本科以上人数   中专以上人数  
职工人数   中级技术人员  
开户银行   帐号  
税务登记号   其他  

④主要生产手段(设备、工装)名称,数量;

⑤主要试验设备名称、数量、可试验项目等;

⑥投标产品型式(例行)试验报告;

⑦投标单位生产该产品的经历(年限)和销售业绩(包括:产品名称、使用单位、使用数量、投运时间、运行情况等);

⑧投标单位不生产或从其他生产厂购买的主要零部件,见表3;

表3 主要外购件表

零部件名称规格数量 生产厂名和地址
   
   

⑨投标单位这次投标采用的新技术和改进项目的内容;

{10}投标该产品决定安排的有关主要设计人员的简单情况。

(4)其他内部资料介绍

①近三年经济运行情况。这一部分主要是介绍投标单位近几年的收入与支出的大体情况,是负债经营还是盈利经营。若盈利经营,说明经济运行良好。进行了哪些技术改造、扩大再生产的项目,产品稳定可靠,质量得到保证的简要实际事例。

②产品销售业绩,这也是一个说明公司经济运行的最典型的事例,一般可大体上介绍近三年销售所占领市场的份额,每年销售提升或下降的比例,特别是投标产品的实际数据。这也是推荐自己,使客户了解自己的重要依据。

③投标产品的年生产能力。此点应该是招标单位最希望了解的信息。如果生产能力强,肯定有一整套生产该产品的条件,也就是所述的生产该产品的人、机、料、法、环、测等诸方面措施的落实,产品质量得到保证。在这其中最好罗列出国内主要有影响的使用你单位产品的大公司、大客户的名单。这是招标单位的工作人员向其主管领导汇报选择使用你公司产品很有力的旁证材料。

④设计或生产这一投标产品,准备安排的有关主要设计人员的简单履历、水平,以及为保证此产品可靠性所采取的设计、生产、质量控制的一系列切实可行的措施和办法。

⑤生产手段、必要设备、仪器仪表及工装等清单。对于为保证产品质量和可靠性而起关键作用的设备、产地,功能等明细表。如保证产品加工精度和生产能力的数控冲床、数控剪床、数控折弯机;保证电路设计加工的SMT(表面组装)技术和生产设备;具有国外引进的检测仪器仪表清单等。

⑥所选用的零部件的质量情况,是否选用国内外一流厂家生产的产品。

(5)其他外部文件介绍

①银行资信证明

这是由投标单位所在地银行系统出具的关于投标单位的资信程度的证明,AAA为资信度最好。并为投标单位起到必要的信贷担保。这儿也可以体现投标单位的实力。

②中保证书

这是由投标单位所在的中国保险公司进行投保的证明文件,它是为保证在中标后的合同履行过程中若发生意外情况而由保险公司赔偿招标单位所造成的损失。由保险公司出的证明,具有法律效力。

③用户使用报告

这是投标方对加工制造的同类产品,在有关使用单位使用过程中的质量评估报告,以证明该投标单位所制造的同类产品的质量可靠情况,使招标单位对投标单位有一个质量满足要求的证明。

④投标产品检测报告

这是由投标单位的质量部门,对招标的同类产品进行质量检测及主要参数、性能测试和随着环境、电压、电流等各种应力条件下的性能变化情况的数据,从中可以分析投标方生产同类产品的性能和质量情况。

⑤质量保证承诺

这是投标方给招标方产品的质量保证书,包括性能参数指标是否能满足要求,若出现产品质量问题应承担的责任和处理办法,以及保修、保退、保换的承诺。如有的单位提供的产品保证MTBF(平均无故障工作时间)为5万小时或10万小时,有的单位保证产品在一定时间内包修、包退、包换等。

⑥服务承诺函

这是投标单位给招标单位关于产品的服务承诺。如当需要安装调试时,在几日内到达现场安装调试完毕,中途若出现故障,则规定在多少时间内赶到现场调试维修,以保证设备正常运行。

(6)技术规范与要求

任何电源系统产品的招标文件中,都有技术规范这一条款的要求。技术规范就是需方对招标产品(设备)的具体要求,作为供需双方共同遵守的技术依据。当然不排除双方技术人员关于技术规范的商讨、研究,从而形成共识后,作为招、投标双方执行的依据。在这儿需补充以下几个问题。

①投标单位必须按招标文件技术规范所要求的内容和有关附件要求的内容(若有的话),及投标文件具体规格的偏差表(指被双方都接受)所规定的内容,保证提供相一致的产品,即必须符合经双方认可确定的技术规范的各项要求。

②在技术规范中,没有相应说明的,则以国家有关部门最新颁布的有关招标产品的标准及规范作为

依据并予以执行。

③电源设备的招标与投标,其技术规范随设备的具体名称、型号规格的不同而有其他方面的技术要求。诸如使用条件、功能要求、接线方式及运行中可能出现的各种问题的处理程序等。

④电源设备的技术规范,与工程项目、招标设备的名称、规格型号、交货日期及地点,以及其他特殊要求是分不开的。

总之,上述这些技术规范,投标单位要全部精通,完全消化。对于有异议的(或偏差)要及时提出协商研究并落实。

(7)技术资料的提供

任何招标单位的工程项目,都要进行构思与设计(决不能提供通用样本来代替技术资料),这种构思和设计的资料,要由招标方认可,是否满足他们的设计思想,并依此进行评价与判断,以确定投标方的资格和履行能力。因此,在投标文件中,往往要求提供相应的系统设计和构思的简要资料给招标方审查,看是否满足要求。如果这一点达不到要求,就谈不上被中标的可能,所以一般投标方,在得到标书后就要立即组织技术设计人员迅速进行构思并设计出相应的设计资料。由于各招标单位及工程系统复杂程度不同,对技术资料提出的要求也不可能一致。这里简单介绍电源设备投标时所要考虑提供的一些技术文件资料(不一定全要)。

①系统图:它是表示电源系统的基本组成、相互关系、性能特征、基本作用原理的简图。一般以方框图表示,在方框内按其主要作用,标出其名称、特征参数等内容。通过系统图,招标单位即可知道投标方进行设计构思的大致情况,以审查其功能是否达到所要求的程度。它是招标单位最希望得到的一种技术文件。因此投标单位必须绘制此图,以便招标方审查。

②接线图:它是表示电源系统中各种元器件及其单元,在系统中的实际位置和相互连接的略图。

③端子接线图:它是接线图的一种,任何电源系统都必须具备这种文件。主要为客户在现场安装而使用的外部接线图(交直流输入、输出的接线;各种地线及汇流排接线等)。

④组屏布置图

为完成电源系统功能的要求,往往需要几个屏(或单元箱体)组合而成(简单的也可以由一个屏完成)。将几个屏组合排列情况及其各项功能内容,绘制在一幅图上,提交给招标单位会审。它包括各屏前、后门上(盘前、盘后)的布置情况。实际上它是平面布置图的一种形式。

⑤外形尺寸图:它是表示产品外形完整概念的图样。一般外形图采用简化画法,力求简单。通过它大致可以了解此产品的大概外形结构式样及其最大尺寸。毫无疑问,外形尺寸图上应包括箱体表面的装饰与涂层,即采用什么色彩予以搭配。

⑥安装图:给用户在使用地点进行安装的完整图纸。

一般以实物简化轮廓表示。但对安装位置,其尺寸标注一定要准确,表达要清楚。其他资料还很多,如示意图、工艺流程图、产品说明书、运行参数、产品标准、技术条件、验收标准等。

(8)投标的其他文件

①技术规范偏离表

招标文件经详细消化后,认为有些技术规范或要求考虑达不到或有矛盾时,投标单位可以提出相应的意见,与招标单位研究、协商,可填写表4内容

表4技术规范偏离表

序号 招标设备名称 数量 招标文件技术规格要求 投标文件对应规定 备注
1          
2          

编写单位:(盖章)

全权代表签字:_____日期:_____

    ②投标保证金

为保证招标工作的严肃性,防止有的单位在投标过程中出现不规范行为而使招标方承担风险,故制定了投标时必须交纳投标保证金。

只有按规定交纳保证金(一般为投标价的1%~2%范围)后,投标才能有效。

投标方如果中标,签定了供货合同,并交了履约保证金、保函和中标服务费后,原交保证金将全部退还。

若未中标(落标),招标方应在与中标方签定合同后10日内,全部退还。

(9)投标书的附件

投标书附件是投标正式文件的补充,这要根据具体项目而确定。由投标方视需要自行编制。规格幅面应与正文一致,附于正文之后,与正文统一编目,编码装订。

投标书附件一般由以下内容组成:

①产品组成系统说明,产品主要技术数据和性能的详细描述(不要与技术规范相重复);

②关键元器件明细表及制造厂家和国别;

③产品制造、安装、验收标准;

④详细的交货清单;

⑤特殊工具及备件清单;

⑥投标方推荐的供选择的配套货物表;

⑦投标方提出的合理建议(如对招标产品的规格、性能、材质、配套物品提出更为合理的替代方案等);

⑧产品的技术服务和售后服务的内容及措施。

5投标过程中应注意的问题

招标、投标、中标与失标等各个过程中,所涉及的内容方方面面,所遇到的人各种各样。从投标活动开始到结束的整个过程中,稍不注意就会带来不可估量的后果。

(1)招投标的整个过程中,完全可以大胆地推荐自己,当然要实事求是。不要在宣传自己的过程中,贬低别人,把同行的其它单位说得一无是处,其结果适得其反。

(2)客观公正的对待自己,自己的长处要详谈,短处即努力方向和所采取的弥补措施,也可以进行介绍。使招标方感到你的真诚、可靠,是可信赖的朋友,人家自然对你印象好。

(3)该说的必须要说到,说到的就要做到,做到言必信,信必果。防止用庸俗的方式处理问题,不要使招标人员难看。

(4)标书的核心内容是报价,此点需要特别重复,在这个问题上要随机应变,特别要注意以下几个方面:

①真正实际报价,知道的人越少越好,且知道的人必须可靠。

②搞生产就是为了赚钱,特别是在当今市场竞争如此激烈的情况下,就显得更残酷。因此要有策略和把握时机,恰到好处地进行决策。作为招标方在起点相同的条件下,根据综合评比和招标方实际需求,在能满足要求的情况下,一般以低价为首选。

③当今招标情况复杂,难免有一些不规范的招标。故不少单位把投标的报价在招标规定截止时间的最后一刻交上去,这就多少避免了某些问题的出现。

④有些招标单位采用唱标拍板形式,即当众报价成交,这就需要随机应变的能力。当然唱标还有另一种方法,即当场拆封投标的内容和报价,当众决定。毫无疑问各投标单位必须按统一格式填写相应项目,不得增减投标的内容,这种方式比较公正。

(5)投标文件一定要在投标规定的有效期间内提交,超过时间则会被取消投标资格。投标文件的正本一般要求打印,注明“正本”字样。副本可以用复印件。报价文件加密封装。投标文件上不得涂改或增删,如有此情况,必须由同一个签署人签字盖章。

(6)投标文件的修改与撤回

投标后,如果投标方提出修改或撤标要求,可以以书面形式与招标方协商,在征得同意后,可以再提交“修改后的投标文件”,并注明“开标时启封”字样(原投标文件不退)。开标后投标方是不允许撤回投标书的,否则投标保证金将被取消。

(7)投标方必须有生产实体来生产投标的主要产品,对于中间商、转包商均不符合招标原则。

(8)作为招标方,特别嫉妒投标方之间相互串联,弄不好,将被取消投标资格,所以在整个过程中,要按招标纪律执行。

(9)招标单位往往在招标文件中有规定,不允许投标单位对招标单位的有关人员施加影响。

(10)投标文件必须密封,加盖相应的印章和履行签字手续。并且只有一个实际报价才有效。

(11)招标方在评标时,除考虑招标项目的投标报价和服务外,还会考虑以下一些因素:

①交货到目的地所需要的运费、保险费及其他费用;

②投标文件中所报的交货期;

③规定的技术条件要求的附带服务费;

④备品备件及专用工具费用;

⑤技术产品的售后服务;

⑥中标以后所能提供的优惠条件;

⑦产品实际性能是否满足技术条件要求的情况,裕量多少。

从以上可以看出,招标方是根据上述各项费用的总和,以及产品质量、服务、交货期,信誉及其它各方面因素来进行评定的,任何方面不能疏忽。

(12)招标单位的评标原则是严格按照招标文件的要求和条件进行的,比较各投标方的报价及执行合同的能力,同时还考虑以下因素:

●方案设计先进、合理性程度;

●产品性能、互换性及执行的标准;

●实际产品的先进性、结构造型及可靠性;

●产品的寿命(有无数据)、经营成本;

●维修服务、备件供应;

●交货时间、安装竣工时间;

●包装运输条件及经营信誉。

(13)税费的计算:根据国家现行税法规定,与合同有关的税费由招标方承担;其它税费由投标方承担,这一因素也要考虑在报价内。

(14)对投标单位来说其结果只有两个:一个是中标,另一个是落标(失标)。中标以后要签订合同,此点特别重要,当然这对投标单位来说是件好事,争得市场,此后重点工作是尽一切努力按合同认真履约。

而对落标的单位来说,要从中接受教训,进行反思,找出问题的症结,以利再战。

6 结语

招、投标工作是一个既复杂又细致,同时又牵涉到各种各样的工作,它是社会学、心理学、人际关系学、金融、财会、税务、保险、法律、标准及各种专业技术知识的结合,也是集体智慧的结晶。因此,搞好这一工作,能够按照预计目的达到中标,不是非常容易的事。当今社会,在市场经济还不十分规范的情况下,就更显得其艰与性。采用招、股标方式、说明我国市场经济发展与规范化向前迈了一步,这就要我们不断地完善它。

投标工作只有重视它,并在各个环节认真而细致的对待它,充分做好各种应标的准备工作,相信将会逐步达到投标的预期目的。

为了对上述内容进行总结,特以投标工作的流程图作为该文章的结尾,见图1。

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